Kwestia konieczności posiadania regulaminu na stronie internetowej często jest bagatelizowana nie tylko przez działających na własny rachunek twórców internetowych, ale też firmy, które działają online. Może wynikać to z niewiedzy lub nieświadomości, że taki obowiązek w ogóle nas dotyczy. Regulaminy kojarzą nam się z usługami świadczonymi przez wielkie korporacje, sklepami internetowymi oraz wszelkimi usługami, które są odpłatne. Tymczasem kryterium „pobierania opłaty za usługę” jest bardzo mylące i dzięki niemu nie jesteśmy w stanie prawidłowo ocenić naszych formalno-prawnych obowiązków. Takim kryterium nie jest też prowadzenie własnej działalności gospodarczej.
Jeśli zastanawiasz się czy Ciebie również dotyczą przepisy o konieczności posiadania regulaminu, to doskonale trafiłaś. Opracowałam ten artykuł, aby Ci w tym pomóc i rozwiać Twoje wątpliwości.
Dlaczego to takie istotne? Z wielu powodów. Jednym z nich są prawne konsekwencje niedopełnienia ustawowych obowiązków, o których przeczytasz w dalszej części artykułu. Innym powodem jest fakt, że regulamin, to tak naprawdę forma umowy. Zapewne bez większych oporów zawierasz umowy, które są konieczne, ale też te które zabezpieczają Cię w rozumieniu prawnym. Dokładnie tak samo jest w przypadku regulaminu. Jako forma umowy powinien być tak opracowany, abyś mogła czuć się bezpiecznie realizując swoje projekty w sieci, ale też tak, aby zagwarantować Twoim odbiorcom/klientom przysługujące im prawa.
Wreszcie regulamin może być też formą komunikacji z Twoimi klientami/odbiorcami Twoich treści. W ten sposób możesz przekazać im wszystko, o czym powinni wiedzieć. Zwłaszcza jeśli chodzi o zasady, jakie panują na Twojej stronie internetowej. To Twoje miejsce i do pewnej granicy masz swobodę w jego kształtowaniu.
Spis treści
Obowiązek posiadania regulaminu a obowiązujące przepisy
To, czy powinnaś zamieścić na swojej stronie regulamin, czy też nie, nie wynika z czyjejś subiektywnej opinii, lecz bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa. O posiadaniu regulaminu wprost mówi ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Art. 8. ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną Usługodawca:
1) określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, zwany dalej „regulaminem”;
2) nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także – na jego żądanie – w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.
Oznacza to, że jako usługodawca jesteś zobowiązana do opracowania i nieodpłatnego udostępnienia na swojej stronie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną.
Skąd masz wiedzieć czy jesteś usługodawcą w rozumieniu prawa? Postaram Ci się to szczegółowo wyjaśnić, abyś nie miała żadnych wątpliwości. Zatem jesteś usługodawcą, jeśli spełniasz poniższe dwa warunki łącznie.
1. Działasz jako osoba fizyczna, prawna, albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Ten warunek z pewnością spełniasz, bo dotyczy on wszystkich form działalności, bez wyjątku. Nie ma więc znaczenia czy działasz jako osoba fizyczna, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, czy też działasz jako spółka.
2. Świadczysz usługi drogą elektroniczną w ramach swojej działalności zarobkowej lub zawodowej. Nawet, jeśli jest to Twoja poboczna, a nie główna działalność. Nie musi to być zatem działalność, na której zarabiasz. Możesz robić to nieodpłatnie, ale jeśli wiąże się to z Twoją zawodową działalnością, np. prowadzisz bloga eksperckiego w jakiejś dziedzinie, to mimo wszystko w rozumieniu prawa jesteś usługodawcą, czyli dostarczasz swoim odbiorcom jakąś usługę.
W tym kontekście kluczowe jest zrozumienie co właściwie należy rozumieć przez pojęcie „usługi świadczone drogą elektroniczną”. To zagadnienie szczegółowo rozwinęłam w poprzednim artykule:
Jeśli dwa powyższe punkty (a w praktyce ten drugi, ponieważ pierwszy spełnia każdy) opisują Ciebie i Twoje działania w sieci, to oznacza to, że jesteś usługodawcą w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i jesteś zobowiązana do posiadania regulaminu na swojej stronie. Jednak nie tylko dlatego warto mieć regulamin.
Regulamin to nie tylko obowiązek prawny
Zdaję sobie sprawę, że każdy kolejny dokument, który powinnaś posiadać na swojej stronie internetowej, możesz traktować jako kolejny problemem do rozwiązania i kolejne zadanie na Twojej liście do zrealizowania. Mimo to, do tematu regulaminu warto podejść kompleksowo, podobnie jak w przypadku polityki prywatności.
Pisałam o tym w tym artykule: Polityka prywatności – jak ją dobrze opracować?
Regulamin może bowiem pełnić wiele innych funkcji. Może być miejscem komunikacji z naszymi klientami, czy też odbiorcami naszych treści. Może sprawić, że Twoja strona internetowa będzie funkcjonowała w zgodzie z Twoimi zasadami i wartościami, które wyznajesz. Oczywiście reguły te muszą się mieścić w dopuszczalnych granicach prawa i nie wolno Ci ich przekraczać. Potraktuj to tak, jakbyś zapraszając na swoją stronę internetową zapraszała gości do swojego domu. Dzięki regulaminowi w łatwy sposób możesz zapanować nad niechcianymi gośćmi i ich nieakceptowalnymi zachowaniami/komentarzami.
O tym, jak dobrze opracować taki regulamin opowiem innym razem. Teraz chciałabym Ci pokazać czym jeszcze, poza „przykrym” obowiązkiem może być regulamin na Twojej stronie.
Regulamin jako forma umowy
Takie rozumienie regulaminu nie jest intuicyjne, ponieważ umowy kojarzą nam się z czymś, co obie strony podpisują. Co do zasady tak jest, ale nie w każdym przypadku. Umową może być też dokument, który określa warunki zakupu lub korzystania z innej usługi, która jest świadczona na odległość, a jego podpisanie przez obie strony byłoby bardzo trudne lub niemożliwe. Dlatego w przypadku usług świadczonych drogą elektroniczną wystarczy, że ktoś kto chce skorzystać z Twoich usług zaakceptuje warunki, na jakich świadczysz tę usługę. Te warunki powinny znajdować się właśnie w regulaminie.
Zatem, opracowując regulamin powinnaś zadbać zarówno o to, aby znalazły się w nim te elementy, których wymaga prawo, jak i te, dzięki którym jako strona umowy możesz czuć się bezpiecznie. Po to są przecież umowy. Pamiętaj jedynie, aby nie stosować w nim klauzul, które są zabronione. Ich listę znajdziesz na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) à Rejestr klauzul niedozwolonych.
Regulamin jako forma przekazania niezbędnych informacji naszym odbiorcom
Regulamin może też pełnić rolę informacyjną, dzięki czemu przekażesz swoim klientom zasady korzystania z Twojej strony internetowej, opowiesz jakie mają prawa i w jaki sposób je realizujesz, co na Twojej stronie jest dozwolone, a czego nie wolno robić, aż wreszcie pokażesz, że jako właścicielka strony internetowej dbasz o to, aby usługi świadczone Twoim klientom/odbiorcom były na najwyższym poziomie, a skorzystanie z nich było komfortowe.
Podobną rolę pełni polityka prywatności, z tym że dotyczy kwestii związanych z ochroną danych osobowych. Regulamin powinien natomiast realizować inne obowiązki prawne i informować o innych zagadnieniach.
Co grozi za brak regulaminu?
Prezes UOKiK może nałożyć na przedsiębiorcę karę za nieposiadanie regulaminu, jeśli uzna to za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Kara dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, a nie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a jej wysokość to maksymalnie 10% obrotu przedsiębiorstwa osiągniętego w poprzednim roku przed nałożeniem kary.
Ponadto, i to dotyczy już wszystkich osób: prawnych i fizycznych, jeśli na swojej stronie nie zamieścisz informacji, których udostępnienia wymaga od Ciebie ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (sprawdź tutaj), to konsekwencją tego może być kara grzywny w wysokości ustalonej przez sąd.
Jak widzisz, posiadanie regulaminu ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania w sieci jako usługodawca. Równie istotne jest to, co się w tym regulaminie znajdzie, oraz to, co w żadnym wypadku nie może się pojawić w jego treści. To bardzo szeroki temat, który poruszę w kolejnych artykułach. Dlatego zachęcam Cię do regularnego śledzenia mojego bloga.
Jeśli jednak potrzebujesz indywidualnego wsparcia w zakresie opracowania regulaminu i innych dokumentów na Twoją stronę internetową, to skontaktuj się ze mną pod adresem kontakt@poprawniewsieci.pl
Karo
